Uvođenje novog zaposlenika u posao nikada nije samo stvar ljudskih resursa – bez pravovremene i kvalitetne IT podrške, početak rada može postati stresan i neučinkovit. U malim firmama, gdje resursi često nisu formalizirani, greške se događaju još češće: nedostaje oprema, nema pristupa sustavima, gube se lozinke.

Zato je dobro strukturiran IT onboarding ključan za produktivnost, sigurnost i dobar prvi dojam.

1. Zašto je IT onboarding važan?

Kad zaposlenik prvi dan dođe na posao, treba:

• funkcionalno računalo i pristup internetu

• e-mail adresu i korisničke račune

• pristup alatima, softveru i internim sustavima

• upute za rad i kontakt za podršku

Ako išta od navedenog nedostaje, gubi se vrijeme i motivacija, a novi član tima dobiva dojam da firma nije organizirana.

2. Što sve treba pripremiti unaprijed?

a) IT oprema
Računalo, monitor, tipkovnica, miš, telefon (po potrebi), licencirani softver – sve mora biti spremno i testirano.

b) Korisnički računi i prava pristupa
Kreirati e-mail adresu, korisnički račun za domenu, pristup CRM-u, alatu za komunikaciju (npr. Teams, Slack) i internim datotekama – ovisno o radnom mjestu.

c) Sigurnosne postavke
Postaviti složenu lozinku, omogućiti dvofaktorsku autentifikaciju, definirati razinu pristupa podacima.

d) Dokumentacija i upute
Kratki vodič za rad, pravila korištenja IT sustava, kontakti za podršku i servise.

3. Uloga IT podrške tijekom onboarding procesa

IT tim ili vanjski IT partner ima zadatak:

• pripremiti radnu opremu i softver

• koordinirati s HR-om i nadređenima

• testirati pristupe i sigurnosne postavke

• biti dostupan za prve tehničke poteškoće

Dobar IT onboarding znači da novi zaposlenik može početi s radom bez smetnji – već prvi dan.

4. Najčešće greške koje treba izbjeći

• Oprema nije spremna do početka radnog odnosa

• Zaboravljeni korisnički računi ili lozinke

• Prevelik ili premali pristup podacima

• Nedostatak osnovnih IT uputa i kontakta za podršku

• Nepostojanje checkliste

5. Predložak IT onboarding checkliste za MSP

Minimalna lista za svakog novog zaposlenika:

• Dodijeljena oprema i serijski brojevi

• Kreiran e-mail i svi korisnički računi

• Aktivirani softver i licence

• Postavljeni sigurnosni protokoli (lozinke, MFA)

• Poslan onboarding priručnik i kontakti za podršku

• Provjereni pristupi (test login, mreža, VPN)

Zaključak

IT onboarding u malim firmama često se zanemaruje – ali je presudan za kvalitetan početak novog zaposlenika. Uz dobru pripremu i suradnju IT tima s HR-om, moguće je izbjeći frustracije i osigurati da nova osoba od prvog dana bude produktivna i sigurna.